Datenschutzerklärung

Protokoll-App. Stand: [[ANGABE: Datum der Veröffentlichung]]

1. Verantwortlicher

Frederik von der Heyden, Einzelunternehmer, Betreiber von promptandbuild.de und der Protokoll-App.
[[ANGABE: vollständige Postanschrift]]
[[ANGABE: Kontakt-E-Mail-Adresse]]

2. Zwei Rollen

Für den Betrieb der Anwendung, die Einrichtung der Instanz und die Vertragsabwicklung mit dem Kunden ist Frederik von der Heyden Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Für die Inhalte einer Sitzung, also Audioaufnahme, Transkript, Protokoll, Namen und Aufgaben der Teilnehmenden, ist der jeweilige Kunde (das Unternehmen, das die Instanz nutzt) Verantwortlicher. Frederik von der Heyden verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO auf Weisung des Kunden. Die Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Betreiber und Kunde.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die technische Verarbeitung aus Sicht des Betreibers und dient dem Kunden zugleich als Informationsgrundlage, um seine eigenen Informationspflichten gegenüber den Sitzungsteilnehmenden nach Art. 13 und 14 DSGVO zu erfüllen.

3. Hosting und Serverstandort

Die Protokoll-App wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH betrieben, Standort Nürnberg, Deutschland. Jeder Kunde erhält eine eigene Instanz mit eigener Subdomain, eigenem Zugangscode und eigener, von anderen Kunden getrennter Datenablage. Sitzungsdaten werden nicht außerhalb der Europäischen Union verarbeitet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung mit dem Kunden) beziehungsweise Art. 28 DSGVO für die Auftragsverarbeitung.

4. Zugangscode

Jede Instanz ist über eine eigene Subdomain und einen eigenen Zugangscode erreichbar. Der Zugangscode wird an den Kunden ausgegeben und ist eigenverantwortlich sicher zu verwahren. Auf Wunsch wird der Code im Browser des Geräts gespeichert.

5. Audioaufnahme der Sitzung

Die Sitzungsleitung startet die Aufnahme im Browser des verwendeten Geräts (Smartphone oder Laptop). Das Audiosignal wird im Browser aufgezeichnet und während der Aufnahme in Teilen auf den Server der jeweiligen Instanz hochgeladen. Es findet keine Verarbeitung durch Dritte statt. Vor jeder Aufnahme bestätigt die Sitzungsleitung, dass alle Teilnehmenden informiert wurden; Zeitpunkt und Version des Hinweistextes werden zur Sitzung gespeichert.

Rechtsgrundlage aus Sicht des Kunden als Verantwortlichem: in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer Protokollierung) in Verbindung mit der vorherigen Information der Teilnehmenden nach Abschnitt 17, oder Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, je nach interner Festlegung des Kunden.

6. Transkription und Sprechertrennung

Die Umwandlung von Audio in Text erfolgt lokal auf dem Server der Instanz mit der Software faster-whisper. Die Zuordnung von Redebeiträgen zu unterschiedlichen Sprechenden erfolgt ebenfalls lokal mit der Software SpeechBrain. Es werden dafür keine Daten an externe Anbieter übertragen.

7. Stimmproben (Funktion „Stimmen lernen“)

Optional kann die Sitzungsleitung von einer Person eine Stimmprobe aufnehmen. Daraus wird ein Stimm-Embedding (ein mathematisches Merkmalsmuster der Stimme) berechnet und gespeichert, damit diese Person in künftigen Sitzungen automatisch namentlich erkannt wird.

Ein Stimm-Embedding ist ein biometrisches Datum im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Die Verarbeitung ist nur zulässig, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO vorliegt. Diese Einwilligung muss vor der Aufnahme der Stimmprobe eingeholt und dokumentiert werden und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach einem Widerruf ist das gespeicherte Stimm-Embedding zu löschen.

Ohne diese Funktion werden Sprechende nur technisch unterschieden (zum Beispiel „Stimme 1“, „Stimme 2“) und nicht anhand biometrischer Merkmale wiedererkannt.

8. Protokollerstellung mit Sprachmodell

Die Strukturierung des Transkripts zu einem lesbaren Protokoll erfolgt standardmäßig durch ein lokal auf dem Server betriebenes Sprachmodell (Ollama, Modell qwen2.5). Es findet dabei keine Übermittlung an einen Cloud-Anbieter statt.

Nur wenn der Betreiber dies für die Instanz freigeschaltet hat, kann der Kunde ausdrücklich einen externen KI-Anbieter aktivieren (zum Beispiel Anthropic oder einen OpenAI-kompatiblen Anbieter). In diesem Fall verwendet der Kunde einen eigenen Zugangsschlüssel dieses Anbieters; die Übermittlung der Sitzungsinhalte erfolgt dann auf ausdrückliche Entscheidung und Verantwortung des Kunden, der mit dem Anbieter selbst eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung prüfen und abschließen muss.

Jedes erstellte Protokoll wird vor dem Versand von einer Person geprüft. Die Protokoll-App ist damit ein KI-unterstütztes, aber nicht vollautomatisiertes System im Sinne der Transparenzpflichten aus Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung). Nutzende werden in der Anwendung und im Protokoll darauf hingewiesen, dass Transkript und Protokollentwurf mithilfe eines KI-Systems erzeugt wurden.

9. Sprachausgabe fester Ansagesätze

Feste, vom Betreiber vorformulierte Ansagesätze der App (zum Beispiel Bedienhinweise) werden als vorproduzierte Audiodateien mit der Anwendung ausgeliefert. Zur Laufzeit findet keine Sprachsynthese und keine Übermittlung an externe Dienste oder in ein Drittland statt. Die Audiodateien wurden einmalig vom Betreiber ohne jeden Bezug zu personenbezogenen Daten erstellt. Gesprächsinhalte, Transkripte oder personenbezogene Daten aus einer Sitzung werden nie in Sprache umgewandelt.

Fehlt für einen Satz eine Audiodatei, nutzt die Anwendung die im Browser des Nutzers eingebaute Sprachausgabe; auch dabei werden keine Daten an den Betreiber oder Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen Bedienoberfläche).

10. Versand von Protokoll und Aufgaben per E-Mail

Protokoll und persönliche Aufgaben werden nach der Freigabe per E-Mail an die Teilnehmenden versendet. Der Versand erfolgt über den vom Kunden bereitgestellten SMTP-Zugang, technisch also über den vom Kunden gewählten E-Mail-Anbieter. Der Kunde bleibt insoweit für seinen E-Mail-Anbieter verantwortlich.

11. Kalender-Abo-Link

Für jede teilnehmende Person kann ein individueller Kalender-Abo-Link (iCal) mit einem eigenen, nicht erratbaren Zugangstoken erzeugt werden. Über diesen Link erscheinen Aufgaben und Fristen der jeweiligen Person im Kalenderprogramm. Der Token dient als Zugriffsschutz und darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

12. Speicherdauer und Löschung

Roh-Audiodateien werden automatisch 30 Tage nach der Aufnahme gelöscht. Transkripte, das erstellte Protokoll (PDF) und die daraus abgeleiteten Aufgaben bleiben gespeichert, bis der Kunde die betreffende Sitzung in der App löscht. Stimm-Embeddings bleiben gespeichert, bis die betroffene Person ihre Einwilligung widerruft oder der Kunde den Eintrag entfernt.

13. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Bei Fragen zu einer konkreten Sitzung wenden sich Teilnehmende an den Kunden, der die Sitzung durchgeführt hat. Für Fragen zum Betrieb der Anwendung und zur Vertragsbeziehung wenden sich Nutzende an den Betreiber unter den Kontaktdaten in Abschnitt 1.

14. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

15. Datensicherheit

Der Betreiber trifft technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, unter anderem getrennte Instanzen je Kunde, Verschlüsselung der Übertragung, Zugangscodes je Instanz und automatische Löschfristen für Roh-Audio. Details regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem jeweiligen Kunden.

16. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen der App oder der Rechtslage angepasst. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der App abrufbar.

17. Information für Sitzungsteilnehmende

Diesen Text liest die Sitzungsleitung vor der Aufnahme vor oder zeigt ihn:

Diese Sitzung wird aufgezeichnet, um automatisch ein Protokoll zu erstellen. Die Aufnahme läuft im Browser des Geräts der Sitzungsleitung und wird auf dem Server des Unternehmens verarbeitet, Standort Nürnberg, Deutschland. Ein lokales Sprachmodell erstellt daraus einen Textentwurf, der vor dem Versand von einer Person geprüft wird. Optional werden Stimmproben zur automatischen Namenserkennung gespeichert, dafür ist eine gesonderte Einwilligung erforderlich. Das Roh-Audio wird nach 30 Tagen gelöscht, Protokoll und Aufgaben bleiben bis zur Löschung durch die verantwortliche Stelle gespeichert. Wer der Aufnahme widersprechen möchte, meldet sich vor Beginn bei der Sitzungsleitung.